Conservar registros — retención y auditoría
Conservar un expediente firmado que todavía puedas probar en cinco años
Firmar es lo fácil. Lo que decide una disputa es si todavía puedes presentar el documento, mostrar quién lo firmó y demostrar que no se ha tocado desde entonces.
Un acuerdo firmado vale lo que vale el registro que hay detrás. La ley federal dice que un registro electrónico cumple con una obligación de conservación solo si refleja la información con exactitud y sigue accesible en una forma reproducible. En la práctica son tres cosas: conserva el documento, conserva el rastro de quién hizo qué, y conserva una forma de probar que el archivo no cambió.
Lo que la ley generalmente exige
El §7001(d) de ESIGN fija el piso federal: un registro electrónico cuenta como registro conservado solo si refleja con exactitud la información original y sigue accesible para quien tenga derecho a ella, en una forma que se pueda reproducir fielmente. Las disposiciones estatales de UETA dicen prácticamente lo mismo.
Cuánto tiempo conservarlo es otra pregunta, y viene de tu sector, no de la ley de firmas. Los registros laborales y de nómina, los fiscales, los de salud y los financieros regulados tienen sus propios plazos, fijados por sus propias agencias y por la ley estatal. La ley de firmas dice cómo debe ser un registro conservado; no dice cuántos años guardarlo.
Los plazos de prescripción importan tanto como las reglas de retención. Si alguien todavía puede demandar por un contrato años después de que termine, el registro tiene que sobrevivir a esa ventana, no al proyecto.
Qué debe mostrar un registro de auditoría útil
A quién se invitó, a qué dirección y cuándo.
Cuándo abrió cada persona el documento y desde dónde aproximadamente.
Qué aceptó antes de firmar, incluido el consentimiento para firmar electrónicamente.
Cada acción completada, en orden, con marcas de tiempo que no escribió una persona.
Una huella del archivo final, para poder comparar una copia contra el registro sin depender de la palabra de nadie.
El registro debe ser de solo adición. Una bitácora que se puede editar prueba menos que ninguna, porque invita a preguntar quién la editó.
Qué agrega el registro de exportaciones
Un registro de auditoría dice qué pasó dentro del documento. No dice qué pasó con las copias que salieron de él, y las copias son la vía por la que se filtran los documentos.
XOsign registra cada exportación. Una descarga, una impresión, un archivo adjunto por correo, una carta certificada: cada una recibe su propio número de serie y queda anotado quién la tomó, cuándo y desde dónde. Ese registro se llama XOTrace y convierte «anda circulando una copia de nuestro acuerdo» en una pregunta con respuesta.
En los planes de pago, cada copia exportada lleva además una marca oculta que sobrevive a la impresión, la fotocopia, el escaneo y las capturas de pantalla, de modo que una página filtrada se puede vincular con la exportación de la que salió. No es un sello sobre tu página, y no explicamos cómo funciona. Las cuentas gratuitas no tienen ni el registro ni la marca.
Nada de esto cambia lo que la ley te exige. Cambia lo que puedes demostrar: no solo que el expediente está íntegro, sino qué copia terminó dónde.
Lo que la mayoría de los acuerdos incluye
Una cláusula de registros que trate las copias electrónicas como originales.
Una obligación de conservación — a veces mutua, a veces de una sola parte — con el plazo indicado.
Un derecho de auditoría o inspección en acuerdos comerciales, bajo condiciones definidas.
Una cláusula de notificaciones, porque cuándo se recibió un aviso casi siempre es una cuestión de registros.
Qué hace XOsign al respecto
- Conserva sin cambios el archivo original que subiste, junto a cada versión producida a partir de él.
- Registra un rastro de actividad de solo adición y lo guarda con el expediente firmado.
- Calcula la huella SHA-256 del PDF final y le adjunta una marca de tiempo confiable RFC 3161 de una autoridad de tiempo independiente.
- Publica una página de verificación en /verify donde cualquiera con una copia puede comprobar la huella contra el registro.
- Registra cada exportación en XOTrace: cada descarga, impresión, adjunto o carta certificada recibe un número de serie y queda anotado quién la tomó, cuándo y desde dónde; en los planes de pago cada copia lleva además una marca oculta.
- Mantiene el expediente firmado anclado al texto original, incluso cuando se mostró una traducción al lado.
Qué preguntarle a un abogado
- ¿Qué plazo de conservación aplica a mis documentos y de dónde viene?
- ¿Cuánto tiempo puede alguien presentar una demanda por este tipo de acuerdo en mi estado?
- ¿Tengo obligación de entregar registros en un formato específico si me auditan o me demandan?
- ¿Mis registros incluyen algo que deba proteger o eliminar a solicitud?
Preguntas frecuentes
¿Basta con el PDF que tengo en el correo?
Es una copia del documento. Por sí sola no prueba quién lo firmó ni que no se haya editado después. Eso es lo que agregan el rastro y la huella.
¿Qué prueba la marca de tiempo?
Que el archivo existía exactamente así en ese momento, según una autoridad de tiempo independiente — no según XOsign ni según el reloj de tu computadora.
¿Cuánto tiempo debemos guardar los acuerdos firmados?
Más de lo que crees. Lo habitual es la vigencia del acuerdo más el plazo de prescripción más largo que pueda aplicar, pero el número lo dan tu sector y tu abogado, no nosotros.
XOsign no es un bufete de abogados y esta página no es asesoría legal. Explica en lenguaje sencillo lo que la ley generalmente exige, para que puedas tener una mejor conversación con tu propio abogado. Las leyes cambian según el estado y con el tiempo, y solo un abogado con licencia que conozca tu situación puede decirte qué hacer con la tuya.
Mira un registro de auditoría real
Firma el documento de muestra y lee el expediente que produce: el rastro, la huella y la marca de tiempo independiente.